О компании
Крупный производитель и дистрибьютор кондитерских изделий Восточного Казахстана. 5 лет назад мы уже реализовывали для компании проект по разработке и внедрению KPI.
После масштабного роста бизнеса руководство снова обратилось к нам, но теперь задача была шире. Необходимо было перестроить работу HR-службы так, чтобы после завершения проекта она могла эффективно работать самостоятельно.
Почему компании понадобился HR-аутсорсинг
Несмотря на наличие собственного HR-отдела, система управления персоналом уже не соответствовала масштабу бизнеса.
Ключевыми проблемами были:
Организационная диагностика показала, что причины этих проблем лежали значительно глубже. В компании отсутствовали единые стандарты HR-процессов, многие внутренние нормативные документы требовали актуализации, критерии оценки сотрудников были недостаточно прозрачными, а большинство управленческих решений принималось на уровне первого руководителя. В результате процессы зависели не от выстроенной системы, а от конкретных людей и ручного контроля, что затрудняло развитие компании и снижало эффективность работы HR-службы.
HR-аутсорсинг: построение системы управления персоналом
Проект начался с комплексной организационной диагностики, которая позволила определить системные причины, мешающие компании эффективно управлять персоналом.
Диагностика показала, что текучесть кадров, длительный подбор сотрудников, непрозрачная система мотивации и зависимость процессов от ручного управления были следствием отсутствия единой HR-системы. Именно поэтому дальнейшая работа была направлена не на устранение отдельных симптомов, а на комплексную трансформацию функции управления персоналом.
Была сформирована дорожная карта проекта — 3 ключевых шага, которые мы предприняли.
Одним из первых этапов проекта стала нарисованная карта всех взаимодействий HR-службы с другими отделами и где есть потери информации / времени / ресурсов… Затем создали список, как можно сократить или исключить эти потери.
Далее мы пересмотрели действующие документы, устранили устаревшие и актуализировали положения, регламенты, инструкции, HR-политики и стандарты работы. Все документы были выстроены в единую систему, которая стала основой для последующего внедрения автоматизации процессов и самостоятельной работы HR-службы.
Одним из самых масштабных этапов проекта стала комплексная автоматизация HR-процессов на базе Битрикс24. Вместо автоматизации отдельных операций мы выстроили единую цифровую систему управления персоналом, охватывающую весь жизненный цикл сотрудника — от отклика кандидата на объявление о вакансии, входа в компанию и до завершения трудовых отношений.
Все HR-процессы были переведены в единый цифровой формат с автоматическими сценариями согласования, распределением ответственности, контролем сроков и формированием необходимых документов. В результате компания получила:
Проект был построен таким образом, чтобы после его завершения компания могла самостоятельно развивать HR-функцию. Для этого мы не только внедрили новые процессы, но и приняли участие в подборе HR-специалистов, обучили их работе с новой системой, передали всю необходимую документацию и несколько месяцев сопровождали его работу до полного перехода на самостоятельное управление.
Что изменилось после HR-аутсорсинга
В результате проекта в компании была выстроена полноценная система управления персоналом, где все ключевые HR-процессы работают по единым стандартам и не зависят от ручного управления или отдельных сотрудников. Забыл… не успел… не увидел, а как это сделать… – исключено.
Что показал этот проект
Даже наличие собственного HR-отдела не гарантирует эффективной системы управления персоналом. По мере роста компании локальные решения перестают работать: процессы усложняются, возрастает нагрузка на руководителей, увеличивается текучесть, а подбор персонала занимает все больше времени.
Этот проект подтвердил, что устойчивых результатов невозможно достичь за счет точечных изменений. Только комплексный подход позволяет создать HR-систему, которая поддерживает развитие бизнеса, а не сдерживает его.
Кому подойдет HR-аутсорсинг
Если в вашей компании растет текучесть персонала, вакансии закрываются слишком долго, HR-служба постоянно работает в режиме «тушения пожаров», а большинство кадровых решений зависит от руководителя или отдельных сотрудников, проблема чаще всего не в людях, а в отсутствии выстроенной системы управления персоналом.
HR-аутсорсинг, в том числе и проектный, позволяет не просто закрыть текущие кадровые задачи, а создать современную HR-систему: выстроить процессы, внедрить прозрачные инструменты управления, автоматизировать работу и сформировать внутреннюю команду.
